Praca zdalna w kancelarii prawnej


Jak ją zorganizować z dnia na dzień?


Sądy zostały pozamykane, terminy biegną, pisma schodzą, poczty nawet te 24 godzinne działają najwyżej do godziny 20, a klienci wolą nie spotykać się osobiście.

Jak może wyglądać praca zdalna w kancelarii, gdy musimy zorganizować ją z dnia na dzień?

Nie wszyscy mogą przecież ot tak zawiesić działalność.


Jeśli praca zdalna w kancelarii prawnej to dla Twojego zespołu nowość, podpowiadamy jak przestawić się na ten tryb.


KORESPONDENCJA PRZYCHODZĄCA


KORESPONDENCJA PRZYCHODZĄCA


Sekretariat w Vicariusie pełni funkcję  miejsca z którego nawet mało doświadczona osoba może przekazać prawnikom w postaci elektronicznej już w systemie dokumenty na których mogą pracować.

Oznacza to, że każdy dokument z poczty tradycyjnej zostaje po zeskanowaniu przekazany zostaje już w systemie do prawnika, którego dotyczy.

Sekretariat pomaga w lepszym zorganizowaniu obiegu dokumentów w kancelarii. Każdy dokument ma przyporządkowaną osobę odpowiedzialną, każdy dokument trafia pod właściwą sprawę.

Wyposażyliśmy nasz moduł sekretariat w dodatkową opcję, która doskonale się sprawdza i umożliwia nawet laikowi dodawanie wszystkich dokumentów przychodzących do systemu. 

W takim ustawieniu systemu Vicarius praca zdalna w kancelarii prawnej jest możliwa. Pracownik administracji przyporządkowuje dokument jedynie do prawnika, do którego według najlepszej wiedzy pracownika sekretariatu, powinien takowy trafić.

Od tej pory na dokumentach można pracować z dowolnego miejsca z dostępem do internetu.

Prawnicy załączają gotowe wersje dokumentów do sprawy, współpracują  z innymi prawnikami online.

Klient sam dowie się o  nowych dokumentach w sprawie dzięki systemowi autopowiadomień.

To na prawnikach spoczywa rola przyporządkowania dokumentu do sprawy, który oczekuje w specjalnym buforze.

Vicarius pomaga uniknąć realnego zagrożenia dla kancelarii, jakim jest utrata płynności przepływu dokumentów:

  • Dokumenty trafiają do systemu i zostają przypisane do prawnika- nie ma „bezpańskich dokumentów”, zawsze ktoś od początku odpowiada za dokumenty.
  • Terminy rozpraw oraz inne wynikające z przychodzących dokumentów zostają zachowane i przypisane do kalendarza prawnika nawet przez tymczasowego pracownika w sekretariacie.
  • Wszyscy zainteresowani otrzymują na bieżąco powiadomienia o nowych dokumentach, którymi należy się zająć.

KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA


KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA


Dokumenty, które muszą „wyjść” z kancelarii przez sekretariat, jeśli mamy podpiętego e-nadawcę, może to zrobić zdalnie każdy z prawników, którego podpis musi figurować na dokumencie.

Pozostaje wydrukowanie kopertę  z Vicariusa (dzięki połączeniu z e-nadawcą) możemy wydrukować taką kopertę już z „Erką” i pójść z nią na pocztę do okienka przy którym z reguły nie ma kolejki (e-nadawca ma osobne okienko dla firm) bez czekania na podbicie książki nadawczej.

Mając e-nadawcę, nie musimy tego robić, (dowód nadania jak i śledzenie przesyłki) znajdziemy w Vicariusie w korespondencji wychodzącej.


Dlaczego lepiej mieć e-Nadawcę w Vicariusie niż samego e-nadawcę.


Dlaczego lepiej mieć e-Nadawcę w Vicariusie niż samego e-nadawcę?


Potwierdzenia w e-nadawcy przechowywane są tylko przez miesiąc.

Vicarius pobiera potwierdzenia z e-nadacy automatycznie i przechowuje tak długo jak trwa sprawa.

Posiadanie Vicariusa połączonego z e-nadawcą to jeszcze jedna wymierna korzyść: wszystkie dane adresowe pobierane są z Vicariusa dlatego nie trzeba tworzyć osobnej bazy od początku w panelu e-nadawcy Poczty Polskiej.

E-nadawca w kancelarii prawnej połączony z Vicariusem znacząco skraca czas potrzebny do przygotowania wysyłki, pobierania gotowych do wydruku etykiet adresowych, generowania raportów i zestawień przesyłek nadanych.


 E-nadawca.

Nie masz umowy z Pocztą Polską?

Nic nie szkodzi.


Jeżeli Twoja kancelaria nie ma podpisanej umowy z Pocztą Polską, nic nie szkodzi.

Możesz śledzić przesyłkę wprowadzając do Vicariusa jej numer z listu.

Dodatkową korzyścią jest to, że mając Vicariusa można  przechowywać wszystkie nadania przez dowolny czas. e-Nadawca Poczty Polskiej przechowuje nadania przez miesiąc.


KONTAKT Z KLIENTEM


Klient przesyła dokumenty bezpośrednio przez panel klienta.


Przesyłanie dokumentów przez klienta bezpośrednio przez panel klienta.


Każdy klient mający dostęp do systemu, może przesłać przez panel klienta wszystkie dokumenty, które potrzebujemy.

Pracownik kancelarii odpowiedzialny za kontakt z tym klientem otrzyma powiadomienie o nowych dokumentach oczekujących w systemie. To pracownik kancelarii zdecyduje czy przesłane dokumenty dołączyć do korespondencji w sprawie, czy może założyć z przesłanej paczki dokumentów nową sprawę dla klienta.

Funkcjonalność taką wykorzystują z powodzeniem kancelarie, które obsługują np. Jednostki Samorządu Terytorialnego. 

Nie tylko JST, ale i inni instytucjonalni klienci niechętnie udostępniają dokumenty na zewnątrz. Dlatego też funkcjonalność taka rozwiązuje od razu praktycznie dwie kwestie.

Po pierwsze w dokumenty są bezpieczne i nigdy nie opuszczają murów siedziby klienta. 

Po drugie  żmudny proces skanowania dokumentów wykonywany jest już przez naszego klienta. Tym samym odciążam naszych pracowników.

Spotykamy się z nie jedną opinią kancelarii jak przekonać klienta do korzystania z panelu klienta. Obecna sytuacja daje nam do zrozumienia jednoznacznie że taka funkcjonalność jest bardzo przydatna i to jest chyba najlepszy czas żeby nauczyć klientów z niej korzystać. 

Dodatkowym argumentem jest to że ten sposób komunikacji sprawdza się a dodatkowo spełnione zostają wymogi stawiane przez RODO.

Więcej na ten temat przeczytać można w osobnym wpisie: Program do zarządzania sprawami kancelarii a RODO.


Twój e-mail połączony z programem


Załączanie dokumentów z maila od klienta.


Program Vicarius działa tak jak popularne programy pocztowe Outlook czy Thunderbird.

Dzięki połączeniu Vicariusa z Twoją pocztą elektroniczną korespondencję mailową załączysz wprost z programu do spraw.

Dzięki temu treść i załączniki znajdą się w jednym miejscu pod sprawą w dedykowanym katalogu, aby zawsze szybko móc dotrzeć do wszystkich dokumentów związanych ze sprawą.


Czatuj z klientami w Vicariusie!


CZAT Z ZESPOŁEM I KLIENTAMI


Dobra komunikacja w pracy zdalnej to klucz do dobrej organizacji pracy spoza biura!

Dlaczego czat w Vicariusie pomaga w lepszej organizacji zespołu w pracy zdalnej:

PO PIERWSZE:

…i najważniejsze- możemy czatować z zespołem z poziomu sprawy- to znaczy, że po skończonej rozmowie na czacie możemy go załączyć do sprawy, aby pamiętać o czym rozmawialiśmy. Rozmowa zostaje przy sprawie i zawsze możemy do niej wrócić.

PO DRUGIE

Rozmowa toczy się w czasie rzeczywistym, dzięki temu mamy wrażenie bycia z innym współpracownikiem w „tym samym miejscu”, co ma kolosalne znaczenie dla procesu wymiany informacji oraz „pcha” sprawy na przód.

PO TRZECIE

Obecnie nie każdy może pozwolić sobie na rozmowy telefoniczne, bo jeśli pracujemy z domu, to gdzieś w pobliżu znajdują się dzieci, które nie pozwolą na jej dokończenie- czat pozwala nam na utrzymanie komunikacji w zespole oraz z klientami.

PO CZWARTE

Czat w Vicariusie z klientem to również sposób na bilowanie klienta, nie za rozmowę poświęconą w rozmowie telefonicznej, ale na czacie właśnie, co w pracy zdalnej daje nam alternatywę, ze względu na ograniczoną możliwość prowadzenia rozmów telefonicznych pracując z domu.

PO PIĄTE

Dostępne na rynku czaty takie jak Messenger, WhatsApp przekazują dane poza obszar UE nie są więc narzędziem w pełni spełniającym wymagania w pracy zdalnej prawnika.

Nie są także zintegrowane z żadną inną platformą. Rozmowa prowadzona czacie pozostaje u zewnętrznego operatora, aby powiązać ją ze sprawą klienta musimy poświęcić temu sporo czasu.


Vicarius automatycznie podłącza korespondencję do spraw.


Jeżeli prowadzisz korespondencję mailową ze swoimi klientami Vicarius automatycznie załączy przesłane mailem dokumenty  do wybranej sprawy.


PRACA ZDALNA Z KLIENTAMI KANCELARII. JAK TO DZIAŁA?


Wysyłając do klienta korespondencję mailową z Vicariusa,   system automatycznie dodaje kod śledzenia wiadomości.

Gdy klient przyśle mailem odpowiedź, wystarczy, że potwierdzisz jednym kliknięciem chęć umieszczenia dokumentu w systemie pod sprawą.

Vicarius bezbłędnie zdecyduje o tym do jakiej sprawy podpiąć wybrany dokument.


REJESTRACJA CZASU PRACY PRACOWNIKÓW


ZDALNA REJESTRACJA CZASU PRACY


Jak spowodować, aby pracownicy na bieżąco rejestrowali czas pracy i jakie płyną korzyści ze zliczania czasu pracy poświęconego na sprawy?


Praca zdalna w kancelarii prawnej wymaga narzędzi, które pomogą ocenić zaangażowanie wszystkich członków zespołu. Wyposażyliśmy program w optymalny sposób zliczania czasu pracy prawników.

Jednym z najlepiej sprawdzających się sposobów jest wymuszenie rejestracji czasu pracy zaraz po wykonaniu przez prawnika czynności związanej ze sprawą.

Opis wielu możliwych sposobów rozliczania czasu pracy z klientem, który stosowany jest w naszym systemie znajduje się w osobnym wpisie: Rejestracja czasu pracy.

Każdy prawnik widzi tylko czas pracy zarejestrowany przez siebie.

Prawnicy realizujący zadania nie widzą czasu pracy innych współpracowników, jak również wielkości zakontraktowanego z klientem czasu pracy na sprawę.

Dzięki temu unikamy sytuacji dopasowywania przez prawników godzinówki do zakontraktowanego czasu pracy.
Takie rozwiązanie gwarantuje, iż czas pracy rejestrowany jest na bieżąco, bez zostawiania wszystkiego na ostatnią chwilę, tuż przed terminem rozliczenia z klientem.

Czas pracy, który został zarejestrowany przez wybranego prawnika przy sprawie, nie musi zostać zafakturowany w wymiarze jaki zadeklarował wybrany prawnik.

System przechowuje informacje o czasie pracy zadeklarowanym przez prawnika, jak i tym który znalazł się na fakturze- czyli został zaakceptowany po konsultacji z klientem.

Prawnik, który wprowadza do systemu wypracowane przez siebie godziny widzi czas pracy, który samodzielnie zrealizował dla danego klienta.

Aby dowiedzieć się jak pracował zdalnie w wybranym dniu prawnik, wystarczy utworzyć raport czasu pracy dla wybranego prawnika w wybranym dniu. System wymusza na prawniku dodanie czasu pracy z wykonywanych czynności, dlatego prawnicy pracujący w Vicariusie robią to na bieżąco.

Więcej na temat tego po co rejestrować czas pracy przeczytasz w osobnym wpisie: Zarządzanie czasem pracy.


Kalendarz wszystkich prawników w jednym miejscu


Wspólny kalendarz kancelarii w telefonie


Praca zdalna w kancelarii prawnej wymusza na wszystkich koordynację działań. Wspólny kalendarz w kancelarii pozwala łatwo ustalić jak wygląda dzień każdego z prawników, jakie zadania zostały już wykonane oraz których terminów nie udało się dotrzymać.

Każdy użytkownik może widzieć dowolne informacje z systemu na swoim smartfonie.

Mogą to być terminy zbliżających się rozpraw, umówione spotkania z klientem, a także wszystkie czynności do wykonania w prowadzonych sprawach, czy sprawach innych użytkowników systemu.