Transkrypcja webinaru:

Integracja platformy Monpay, która  służy do monitorowania należności oraz obsługi przeterminowanych płatności, z programem do zarządzania kancelarią Vicarius e-Kancelaria oraz korzyści dla kancelarii, które przystąpią do współpracy.

/

Platforma Monpay stworzona została dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw, aby ułatwić monitorowanie należności i terminowe otrzymywanie płatności. Całość rozwiązania dostępna jest online.

Vicarius e-Kancelaria jako program do zarządzania każdą kancelarią bierze udział w ostatnim kroku tego procesu, który dostarcza Monpay, a  w którym to klient platformy może zlecić obsługę przeterminowanych określoną liczbę dni płatności kancelarii prawnej posiadającej system Vicarius.

Po dokonaniu takiego zlecenia, w Vicariusie zostanie automatycznie założona sprawa, a o tym fakcie dowie się poprzez system powiadomień vicariusa, kancelaria prawna prowadząca obsługę przeterminowanych należności.

Od tego momentu, kancelaria dokonuje obsługi przeterminowanych płatności w systemie Vicarius.

Obsługa zleconych spraw odbywa się zgodnie z wyznaczonym podziałem lokalizacyjnym.

To tyle tytułem wstępu, a zaczęliśmy od omówienia końca procesu, czyli od przekazania sprawy do kancelarii prawnej z racji faktu, iż to połączenie dedykowane jest kancelariom prawnym właśnie.

O całości procesu powie państwu zapewne najlepiej prezes Monpay S.A. pan Piotr Ziółkowski.

Szanowni Państwo Monpay powstał w odpowiedzi na szereg potrzeb klientów w celu monitorowania, zapewnienia prewencji i miękkiej windykacji należności.

System jest całkowicie autonomiczny i dedykowany jest małym i średnim przedsiębiorstwom, ponieważ duże firmy mają rozbudowane systemy ERP, jak również wyspecjalizowane działy windykacyjne, działy prawne, które realizują to w  ich imieniu. Natomiast my celujemy na ten moment w małe i średnie przedsiębiorstwa.

Rozbudowaliśmy system i zapewniliśmy proces end-to-end, czyli od momentu wystawienia faktury, aż do momentu czynności komorniczych i ściągnięcia pieniędzy na konto klienta.

Postanowiliśmy połączyć nasz system z programem do zarządzania kancelarią– Vicarius e-Kancelaria.

Dlaczego tak to chcieliśmy zrealizować?

Większość mniejszych albo średnich firm w dzisiejszych czasach nie jest aż tak biegła w odzyskiwaniu swoich należności. Często te należności firmy tracą ze względu na czas ich przedawnienia lub z powodu uchybień formalno-prawnych taka wierzytelność nie jest odzyskiwana.

My wyszliśmy temu naprzeciw. Wszyscy klienci używając systemu Monpay będą mieli możliwość połączenia systemu z automatycznym przekazem danych do kancelarii prawnej w celu założenia sprawy w imieniu klienta przez kancelarię i stałej współpracy z jedną z kancelarii prawnych, z którą Monpay będzie współpracował.

W ten sposób powstała koncepcja, aby Monpay współpracował z Vicariusem, który jako program do zarządzania kancelarią pozwala prowadzić sprawy bezpośrednio w systemie, odczytywać jej statusy i ma możliwość  pokazywania klientowi na jaki etapie jest jego sprawa.

System Monpay jest systemem automatycznym. Klient posiadając ten system ma dostęp do:

• prewencji, czyli sprawdzenia klienta w różnych bazach przed rozpoczęciem współpracy z nim,
• ustawienia scenariusza postępowania, czyli po wystawieniu faktury, odpowiedniej notyfikacji dla danego klienta, aby kontrahent był świadomy, że faktura jest w systemie monitoringu, więc jeżeli klient nie zapłaci to ten scenariusz się wykona automatycznie

Dzięki temu eliminujemy warunkowość, która często obecnie ma miejsce: klient przekazuje  to do działu monitoringu płatności lub księgowości, która zadzwoni do wierzyciela, albo zwyczajnie odłoży sprawę na później, więc często te faktury będą schodziły z bardzo dużymi opóźnieniami.

Monpay posiada wbudowane ścieżki, aby wybrany scenariusz pilnował czasookresu, czyli ustawiamy sobie odpowiednie ramy czasowe do tego, aby system w sposób fizyczny tego klienta notyfikował i pilnował. W zależności od tego jak sobie ustawimy ten scenariusz, to tak on będzie wykonywany.

Zmierzam do tego, że system jest połączony z giełdą wierzytelności, Biurem Informacji Gospodarczej i obecnie z Vicariusem, który jako program do zarządzania kancelarią posiada wszystkie funkcjonalności, aby taką sprawę realizowała kancelaria prawna już w systemie Vicarius.

Dla przykładu. Jeżeli klient z Bydgoszczy będzie chciał monitorować swoje płatności i nadzorować swoich klientów, to wraz z upływem  terminu płatności, a w następnej kolejności wezwania do zapłaty, automatycznie można zadać systemowi, że ma zgłosić sprawę do kancelarii prawnej w celu nadania sądowego biegu sprawie i zgłoszenia tego do komornika w celu odzyskania pieniędzy.

Chodzi o to, by czas odzyskiwania należności został maksymalnie skrócony.

System może pracować w dwóch wariantach.

Pierwszy wariant to system pracujący dla Państwa klientów i zgłaszający bezpośrednio sprawę Państwu.
Drugi wariant to państwa kancelaria pracująca bezpośrednio na systemie Monpay na podstawie licencji, czyli system monitoruje wszystkie faktury klientów kancelarii, zamiast tego nie musicie dzwonić do klientów, wysyłać wezwania czy też ich upominać, bo system zrobi to za Państwa.

Monpay skupia się na trzech podstawowych obszarach:

• prewencji
• monitoringu
• windykacji

Przy monitoringu płatności dodajemy do systemu Monpay listę faktur i listę klientów, których chcemy monitorować. System nie narzuca aby wszystkie faktury wgrane do systemu były monitorowane. Można wyłączyć faktury z monitoringu.

Monpay wyposażony jest w scenariusz informacyjny, gdy go otworzymy, to pojawi nami się scenariusz, który możemy modyfikować:

Ustawianie scenariusza jest bardzo proste, ponieważ w momencie kiedy chcemy dodać jakikolwiek element- wysyłka sms z przypomnieniem, monit, etc., to po prostu przeciągamy dany go na listę na zasadzie drag&dop. Jak Państwo widzą pojawiła się nowa pozycja w scenariuszu. Jeżeli chcemy by nowy element był zastosowany wcześniej niż na sam koniec, to możemy go ponownie przeciągnąć i umieścić w docelowym miejscu.

Do wyboru mamy wiele rodzajów powiadomień. System wysyła przypomnienia: przed terminem, w dniu płatności, po terminie czy w dniu dodania.

Po wykonaniu tych działań, jeśli system nie ściągnie z klienta pieniędzy, klient twierdzi, że jego dłużnik jest oporny na nasze wezwania, informacje, notyfikacje to sprawa automatycznie przekazywana jest do kancelarii prawnej w programie do zarządzania sprawami kancelarii jakim jest Vicarius.

W systemie Monpay klient trafia na specjalną listę. Ta lista jest wygenerowana przez system  i możemy z niej korzystać na dwa sposoby:

Pierwszy sposób to lista będzie automatycznie przesyłała do kancelarii prawnej sprawy z którymi klient sobie nie radzi, czyli system  nie ściągnął z niego w odpowiednim czasie pieniędzy  więc ta sprawa trafia do Państwa w celu zgłoszenia tej sprawy do sądu.

Kancelaria prawna w systemie Vicarius odpowiednio sprawę  opisuje, a następnie czekacie państwo na pieniądze od klienta za np. zastępstwo procesowe. Na tym etapie odbywa się także wycena sprawy i po akceptacji warunków przez klienta kancelaria prowadzi sprawę.

Po przesłaniu sprawy do systemu Vicarius klient nadal w systemie Monpay ma dokładne informacje co w danej sprawie się dzieje. Wchodząc w szczegóły sprawy zobaczy informacje pobrane z systemu Vicarius, które Monpay otrzymuje automatycznie. Klient ma wgląd na to co się z jego sprawą dzieje.

Wszystko dzięki statusom sprawy, które mogą być następujące:

• przyjęcie sprawy do realizacji,
• zgłoszenie sprawy do sądu,
• sprawie nadano sygnaturę akt,
• wyznaczono termin rozprawy,
• wydano nakaz zapłaty,
• nadano sprawie klauzulę wykonalności,
• sprawę przekazano do komornika,
• uzyskano wpływ środków pieniężnych całości roszczenia,
• sprawa została zamknięta.

Chcemy, żeby każda kancelaria prawna z każdego miasta w Polsce miała możliwość pozyskiwania nowych klientów poprzez system Monpay, bądź na podstawie współpracy z klientami, którzy używają systemu Monpay. W każdym mieście chcemy pozyskać do współpracy jedną kancelarię prawną, która będzie starała się w sprawach nakazowych, klauzulach wykonalności po prostu z nami współpracować.

Należy podkreślić, iż  jesteśmy firmą technologiczną, a nie windykacyjną. Dostarczamy narzędzia do monitoringu i pewnych metod nacisku na wierzycieli, ale nigdy nie prowadzimy obsługi spraw, ani nie windykujemy za klienta.

Zapewniając państwu kompleksowe wsparcie, czyli do momentu wezwania do zapłaty, np. wpisu na giełdę wierzytelności i biura informacji gospodarczej chcemy by tę kropkę nad „i” postawiła kancelaria prawna.

Bardzo ważnym elementem z naszej perspektywy jest poszukanie kancelarii, które chciałyby z nami w tym projekcie czynnie uczestniczyć. My zapewnimy promocję tego projektu we wszystkich miastach, całą kampanię marketingową łącznie z tym, że przez system będzie można podpisać pełnomocnictwa i umowę z kancelarią.

Bierzemy udział na początkowym etapie, później w końcowym etapie sprawy, czyli ustalanie warunków z klientem leży po stronie kancelarii.

To jest dla nas najważniejszy czynnik żeby zapewnić klientowi bezpieczeństwo na całym etapie, od momentu wystawienia faktury, aż po działania kancelarii prawnej i odzyskania należności.

Jeżeli zdecydują się Państwo na współpracę w modelu licencyjnym, czyli chcą Państwo otworzyć swój dział windykacyjny za pomocą tego systemu i na przykład pobierać procent od zapłaconej faktury ,a system będzie za Państwa to robił bez konieczności zatrudniania nowych osób, to jesteśmy do dyspozycji.

Monpay nastawiony jest na współpracę z małymi i średnimi firmami. Czy to będzie przedsiębiorstwo produkcyjne, hurtownia czy firma usługowa, to nie ma większego znaczenia. Dla nas najważniejsze jest, by z każdego miasta  klient miał możliwość wybrania Państwa kancelarii do współpracy.

Staramy się zrobić tak, by w jednym mieście sprawami przekazywanymi z Monpay zajmowała się jedna kancelaria prawna.

Chcemy, aby klient według  kodu pocztowego miał możliwość zgłoszenia się do państwa kancelarii.

Sesja Q&A

Jakie są zasady rozliczeń? Jaki jest proponowany model biznesowy między kancelarią, Vicariusem i Monpay?

Jeśli chodzi o zasady rozliczeń to mamy opłatę abonamentową, dla sysetmów Vicarius i Monpay. Natomiast pozostałe należności już są po stronie kancelarii prawnej, czyli wszystkie koszty zastępstwa procesowego etc. My nie pobieramy prowizji za pozyskanie klienta, czy procentu od sprawy. Staramy się, aby ten projekt był ogólnopolski i żeby kancelaria prawna skorzystała na współpracy z nami. Czasami jest tak, że klient nie ma możliwości albo nie ma wdrożonych programu Monpay- czyli programu do monitoringu płatności, my w ramach abonamentu klientowi taki dostęp damy. Ze swojej strony klientowi dajemy całą współpracę z nami ( dostęp do kancelarii prawnej, kampanii informacyjnych, auto monitoringu faktur itp.) Jeżeli klient trafi do kancelarii prawnej, to państwo już z nim bezpośrednio ustalacie warunki współpracy. Czy będzie on zlecał Państwu dodatkowe sprawy , tylko windykację, czy inne rzeczy to tak naprawdę my już w tym nie bierzemy udziału. On podpisuje z państwem pełnomocnictwo i umowę. Na tym się udział Monpay kończy.

Chcemy, aby klient korzystał z systemu monitoringu i jednocześnie miał na samym końcu wsparcie kancelarii prawnej, żeby miał świadomość, że jest chroniony przez cały okres jego działalności gospodarczej.

Jeżeli chodzi o koszt korzystania z programu Monpay’a to mamy dwie możliwości:

• jeśli biuro prawne podejmie współpracę z nami, to będzie to koszt 290,00 zł netto/miesięcznie i w ramach opłaty otrzymujecie państwo promocję. My fizycznie promujemy w każdym mieście daną kancelarię, Vicariusa oraz Monpay.
• druga  możliwość wdrożenia to skorzystanie z modelu licencyjnego, ten model jest droższy, ale jest to model w którym my na Państwa potrzeby uruchamiamy dedykowaną platformę w formie licencji i kancelaria prawna może  uruchomić swój własny dział windykacji. Ten system monitoruje w Państwa imieniu przeterminowane płatności państwa klientów. Wszystkie smsy wychodzące opatrzone są logiem państwa kancelarii. Monpay personalizuje ten system bezpośrednio.

Istnieje także  możliwość licencyjnego używania systemu, tak żeby kancelaria prawna mogła pobierać od klienta procent za  ściągniętą fakturę. Dzięki temu będziecie państwo mogli zbudować swój własny system do monitoringu, windykacji należności, bez konieczności ponoszenia dużych kosztów,  tylko o w ramach jednego abonamentu.

Na czym polega pomoc kancelarii?

Jeśli nie robią państwo tzw. procesu miękkiej windykacji dla klienta, to możecie państwo zaproponować nasze narzędzie do monitoringu płatności swoich klientów.

Jakie są obszary na wyłączność?

W każdym mieście chcemy pozyskać do współpracy kancelarię, która będzie obsługiwała dany obszar według kodów pocztowych.

Czy to mają być miasta powiatowe?

Chcemy aby były to miasta powyżej 100 tyś. mieszkańców.

Granice obszarów będą wyznaczały kody pocztowe. Jeśli mamy miasto około 100 tys. mieszkańców i przylegają do niego powiaty to należeć będą one do tego rejonu.

Mamy na celu to, aby klient miał jak najbliżej do kancelarii. Czasami klient chce się spotkać z kancelarią prowadzącą jego sprawę, aby porozmawiać.  

Chcielibyśmy, aby klient którego obsługuje kancelaria wiedział, że może was odwiedzić, może przywieźć dokumenty, może przedyskutować nie tylko usługi windykacyjne. Może wynegocjować jakąś umowę fuzyjną, albo przygotować umowę najmu z klientem. To otwiera nowe możliwości współpracy z klientem dla kancelarii prawnej.

Jaki jest model współpracy z Vicariusem?

Proponujemy dodatkową opłatę w wysokości 100,00 zł netto miesięcznie za tą funkcjonalność  po stronie Vicariusa. Więcej na temat systemu rozliczeń przeczytacie państwo w Planach Taryfowych.