Zautomatyzuj zarządzanie swoją kancelarią- poznaj narzędzia zawarte w Vicariusie, aby zaoszczędzić swój czas i polepszyć przepływ informacji między współpracownikami

Łatwa dostępność, szybkość i wydajność- to wszystko w jednym miejscu!

Program dla kancelarii prawnych Vicarius to rozwiązanie, które ułatwia pracę prawnikom. Dzięki funkcjonalnościom zawartym w systemie zostaniecie odciążeni od wielu obowiązków natury organizacyjnej, dzięki czemu zaoszczędzicie sporo czasu. Żmudne szukanie wolnych terminów w papierowym kalendarzu, przeglądanie stosu papierów w poszukiwaniu potrzebnych dokumentów, czy ustawianie powiadomień przypominających o dokonaniu czynności w sprawie pozostaną jedynie wspomnieniami. Wszystkie te obowiązki przejmie od Was Vicarius, co sprawi, że będziecie mogli poświęcić więcej czasu na merytoryczne zagłębienie się w analizowany przypadek. Niektórzy zaś może w końcu znajdą chwilę na wypicie ulubionej kawy, czy herbaty. Niezależnie od tego, co zrobicie z zaoszczędzonym czasem, zapraszamy Was do zapoznania się z przedstawionymi poniżej narzędziami zawartymi w Vicariusie, które ułatwią Waszą codzienną pracę.

Wewnętrzna komunikacja w systemie

Coraz więcej kancelarii poszukuje programów, które oferują wymienianie się informacjami przez poszczególnych prawników za pomocą dostępnego w systemie komunikatora. Jest to narzędzie pozwalające na błyskawiczne skomentowanie zmian zachodzących w konkretnej sprawie. Vicarius, dzięki wbudowanej funkcji notatek wewnętrznych, umożliwia szybką komunikację w obrębie danego case’a. Nie będziecie już więcej musieli dzwonić do swoich współpracowników, czy wysyłać maile w celu powiadomienia ich o zmianach, które nastąpiły w danej sprawie. Wszystko to zrobi za Was Vicarius. Notatki wewnętrzne są udoskonaloną formą maila. Pozwalają nie tylko komunikować się z innymi użytkownikami, ale również zapisywać całą historię rozmowy pod konkretną sprawą. Dzięki temu wszelkie ustalone w danym przypadku szczegóły będą dostępne do odczytania w dowolnej chwili, w jednym miejscu. Ponadto taki system jest w pełni bezpieczny- wysyłamy notatki jedynie do autoryzowanych użytkowników programu, co ogranicza możliwości pomyłki.

Widok na zakładkę Notatka wewnętrzna pod konkretną sprawą w Vicariusie

Doskonale zdajemy sobie sprawę, jak zawodna jest ludzka pamięć oraz ile trudności sprawia czasami odnalezienie interesującego maila w skrzynce pocztowej. Wiele kwestii poruszonych podczas rozmowy telefonicznej może Wam umknąć, a szukanie korespondencji, w której opisano szczegóły zmian w sprawie, zabiera cenny czas. Znając te problemy, dostosowaliśmy Vicariusa do realnego zapotrzebowania. W ramach jednej zakładki Notatka wewnętrzna cała rozmowa, którą odbyliście, zostanie zapisana pod analizowaną sprawą. Dzięki temu nie zapomnicie o żadnych uzgodnieniach oraz będziecie mogli w dowolnej chwili do niej wrócić. Dodatkowo wszelkie załączone dokumenty zostaną automatycznie dodane do sprawy, jeśli tylko opatrzycie je w odpowiednią dla danego przypadku sygnaturę. Sporym ułatwieniem jest również możliwość przekazania dostępu do sprawy klientowi. Opcja ta pozwoli mu na wysyłanie wiadomości w ramach czatu, które również można załączyć bezpośrednio do sprawy. Sam czat może być również wykorzystywany jako narzędzie szybkiej komunikacji między pracownikami. Może on dotyczyć otwartej w programie sprawy, jak również kwestii zupełnie z nią niezwiązanych. Ważne, że jest to funkcjonalność niezwykle bezpieczna- rozmowa odbywa się w chronionym połączeniem SSL środowisku.

Widok na zakładkę Lista Notatek Wewnętrznych w Vicariusie

Możliwość podpięcia dowolnej skrzynki mailowej do programu

Wiemy, jak istotne dla prawnika jest to, ażeby wszelkie potrzebne do pracy narzędzia miał pod ręką. Przeglądanie stosu dokumentów w poszukiwaniu niezbędnej korespondencji, czy korzystanie z kilku stron jednocześnie, ażeby dotrzeć do interesującego narzędzia pracy, może być nużące oraz zabierać wiele czasu. Dzięki zintegrowaniu Vicariusa z dowolną skrzynką mailową będziecie mieli wszystkie wiadomości pod ręką w jednym miejscu. W ramach jednego systemu uzyskacie możliwość odbierania i wysyłania maili ze swojego macierzystego adresu (tego, którego podepniecie do programu). Ponadto, jeśli korzystacie ze skanera w swojej kancelarii, to każdy nowo dodany na maila skan będzie można łatwo podpiąć do konkretnej sprawy w Vicariusie. Istotne jest również, że podczas załączania dokumentów możecie w dowolnej chwili zmienić nazwę pliku, gdyż te generowane przez skaner bardzo często są ciągiem znaków, które niewiele mówią.

Widok na maila otrzymanego w Vicariusie

Ponadto całą korespondencję będziecie mogli w łatwy sposób załączyć do konkretnej sprawy. Narzędzie to z pewnością wprowadzi porządek i koherentność w Waszej dokumentacji. Ułatwi zapoznawanie ze sprawą nowych prawników, gdyż wszelkie niezbędne szczegóły będą mieli w jednym miejscu. Dzięki tej funkcjonalności, przy pomocy kilku kliknięć, będziecie mogli przekazać prowadzony case nowemu pracownikowi kancelarii. Nie będziecie musieli już więcej szukać maila, do którego w danej chwili chcecie wrócić, gdyż wszystkie potrzebne w konkretnej sprawie dokumenty będą załączone do konkretnego klienta. Wchodząc do zakładki prowadzonej sprawy, będziecie mogli stworzyć foldery tak, aby jeszcze bardziej uporządkować swoją pracę. Do wybranych przez Was treści dostęp będą mogli uzyskać Wasi klienci, co sprawi, że zapoznanie się z najnowszymi dokumentami w ich sprawie stanie się niezwykle proste.

Widok na zakładkę Korespondencja w Vicariusie, gdzie trafiają wszelkie załączone do sprawy dokumenty

Monitorowanie aktywności przy konkretnych sprawach

Z punktu widzenia właściciela kancelarii jest to z pewnością bardzo pomocne narzędzie. Pozwala ono na rejestrowanie czasu pracy każdego pracownika oraz weryfikowanie czynności dokonanych w konkretnych sprawach. Ponadto w ramach jednej zakładki będziecie w stanie dodawać do kalendarza wybranego prawnika czynności, które ma wykonać w najbliższym czasie. Taka automatyzacja pozwala zaoszczędzić dużo czasu oraz przyspieszyć pracę. Niezwykle istotne jest, że system będzie mógł wysłać odpowiednie powiadomienia osobom, których kalendarze uległy modyfikacji. Wygenerowany przez system mail lub SMS, trafiając do odpowiedniego pracownika, uświadomi go, że zostało mu zlecone do wykonania kolejne zadanie, z którym szczegółowo będzie mógł zapoznać się w opisie czynności w Vicariusie. Ponadto ułatwi zapoznawanie ze sprawą nowych prawników, gdyż wszelkie niezbędne szczegóły będą mieli w jednym miejscu. Dzięki tej funkcjonalności, przy pomocy kilku kliknięć, będziecie mogli przekazać prowadzony case nowemu pracownikowi kancelarii, prędko wdrażając go w tajniki analizowanej sprawy.

Widok na okno Dodawanie terminu przy sprawie w Vicariusie

Zachwalana przez naszych użytkowników jest również funkcjonalność polegająca na przesyłaniu przez system powiadomień o braku aktywności w konkretnej sprawie, w określonym czasie. Dzięki temu narzędziu macie lepszy przegląd prowadzonych case’ów oraz bieżące informacje dot. dokonanych czynności (lub ich braku) przez sąd, klienta, czy innych pracowników kancelarii. Mając wiedzę o tym, iż w danej sprawie zbyt wiele się nie dzieje, możecie również zlecić wykonanie nowych czynności przez prawników, których aktywność, w związku z przestojem w prowadzonych sprawach, jest mniejsza, co z pewnością zwiększy wydajność prac.

Ustawianie priorytetowych czynności do wykonania

Jest to kolejne niezwykle użyteczne narzędzie, które znajdziecie w Vicariusie. Wiemy, że do kancelarii trafiają sprawy zarówno niecierpiące zwłoki, jak i te, mogące poczekać trochę dłużej. Wychodząc naprzeciw potrzebie ich rozróżnienia, stworzyliśmy moduł, w którym możecie odpowiednio skategoryzować daną czynność. Macie do wyboru 4 opcje, spośród których do każdej sprawy możecie przypisać jeden z dostępnych rodzajów priorytetów. Sprawy można oznaczyć następująco:

  • Ważne i pilne
  • Ważne i niepilne
  • Nieważne i pilne
  • Nieważne i niepilne

Dzięki takiemu oznaczeniu czynności Wasz kalendarz będzie bardziej przejrzysty. Dodatkowo podczas sprawdzania zadań na konkretny dzień zostaniecie uświadomieni o tym, którymi czynnościami powinniście zająć się w pierwszej kolejności. To wszystko sprawi, że najistotniejsze kwestie zostaną przez Was rozwiązane wcześniej i z pewnością nie zapomnicie, które zadanie danego dnia jest priorytetowe.

Widok na okno Terminy, w którym to widoczny jest opis priorytetu danej czynności

Zarządzanie dokumentami

Program dla kancelarii prawnej Vicarius jest idealnym narzędziem do gromadzenia, sortowania i udostępniania dokumentacji. Umożliwia on zarządzanie dokumentami z jednego miejsca. Ponadto nasz system daje możliwość przeprowadzania wielu operacji na dostarczonych treściach:

  1. Vicarius pozwala na podgląd dokumentów on-line bez konieczności pobierania ich na dysk
  2. Jeżeli klient przesyła mailem dokumenty, możemy od razu w Vicariusie założyć na ich podstawie sprawę i poinformować go o tym automatycznym powiadomieniem
  3. Dzięki systemowi możecie stworzyć pod sprawą dedykowane foldery na dokumenty, które widoczne będą dla określonych przez Was wcześniej osób.

Takie zautomatyzowanie zarządzania dokumentami w kancelarii sprawi, że wydajność Waszej pracy wzrośnie kilkukrotnie. Dzięki kilku kliknięciom w przycisk myszy, będziecie w stanie od razu po otrzymaniu korespondencji założyć sprawę, załączyć do niej niezbędną dokumentację oraz powiadomić o wszystkim nowego klienta. Wszystko to w jednym miejscu, w systemie Vicarius.

Integracja z E-nadawcą

Integracja Vicariusa z E-nadawcą Poczty Polskiej pozwoli Wam nie tylko zaoszczędzić cenny czas, czy ograniczyć do minimum stanie w często wielogodzinnych kolejkach, ale również zautomatyzuje proces wysyłania przesyłek pocztowych, dzięki czemu zmniejszycie liczbę drukowanych i zapisywanych odręcznie formularzy.

Vicarius automatycznie przekazuje i odbiera pliki z informacjami o nadawanych przesyłkach, komunikując się bezpośrednio z placówką pocztową wskazaną w umowie, dzięki czemu omija Was oczekiwanie w długich kolejkach. Dane niezbędne do przygotowania wysyłki  przekazywane są automatycznie do Elektronicznego Nadawcy dzięki integracji obu systemów, co likwiduje przymus ręcznego przepisywania kolejnych danych do wysyłki, czyli prowadzi do zaoszczędzenia Waszego czasu oraz papieru. Co bardzo istotne, potwierdzenie nadania korespondencji widnieje od razu w systemie Vicarius, toteż możecie śledzić jej drogę. Macie możliwość sprawdzenia, które przesyłki zostały dostarczone, a które są w doręczeniu. Ponadto wchodząc  w Vicariusie w wybraną pozycję korespondencji, zobaczycie całą historię przesyłki wraz z raportem doręczenia. Ciekawą funkcjonalnością jest również możliwość generowania zestawień przesyłek nawet po roku od ich nadania! Taka automatyzacja procesu wysyłania korespondencji pocztowej to duże udogodnienie dla kancelarii, które często korzystają z usług Poczty Polskiej.

Bardziej szczegółowo o E-nadawcy przeczytacie w naszym poprzednim wpisie oraz na filmie:

https://vicarius-e-kancelaria.pl/e-nadawca-w-kancelarii-prawnej/

Integracja z Portalem Sądowym

Dzięki zintegrowaniu Vicariusa z Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych możecie w jednym miejscu otrzymywać informacje o pojawiających się dokumentach przesyłanych przez sądy. Nasz system każdorazowo w nocy sprawdza połączone z programem konto w Portalu Sądowym i aktualizuje sprawy dostępne w Vicariusie o nowe treści zamieszczone przez sąd. Użytkownik może z poziomu programu zapoznać się z zawartością plików udostępnionych w Portalu. Istotne jest, iż Vicarius odnotowuje moment otwarcia dokumentów po raz pierwszy, co jest kluczowe w przypadku, gdy doręczenie wiąże się z rozpoczęciem biegu terminu. Ponadto dostępna jest też wzmianka o tym, kto jako pierwszy otworzył udostępniony plik. Dzięki korelacji Portalu z Vicariusem dostęp do plików udostępnianych przez sądy będzie miała większa liczba osób (np. sekretariat). W związku z tym osoby upoważnione do wglądu będą mogły się z nimi zapoznać w dowolnej chwili z poziomu Vicariusa, Niezwykle istotnym jest, że nasz system przyporządkowuje wszelkie załączane przez sądy treści do odpowiednich spraw, dzięki czemu zachowujecie transparentność i nie musicie tracić później czasu na odszukiwanie potrzebnych treści. Bardzo ważne jest też to, że w jednym miejscu możecie zapoznać się z udostępnionymi dokumentami oraz wydrukować je po wcześniejszym pobraniu pliku w formacie .pdf lub .doc, co nasz system umożliwia.

Więcej o tej funkcjonalności przeczytacie w naszych poprzednich artykułach, czy w filmie instruktażowym:

https://vicarius-e-kancelaria.pl/portal-sadowy/

https://vicarius-e-kancelaria.pl/vicarius-portal-sadowy-zmiany-3-lipca/

Możliwość stworzenia paczki przelewów

Vicarius e-Kancelaria to system, który umożliwia wysłanie przelewów bankowych, tj. opłaty sądowe, czy płatności cykliczne bezpośrednio z pozycji programu. Tworzy on wspólną paczkę przelewów, która trafia do banku. Po zaimportowaniu jej przez bank, za pośrednictwem którego wykonujemy przelewy finansowe, zostaną one zrealizowane według założeń określonych w Vicariusie. Jest to wielkie ułatwienie, gdyż automatyzuje proces robienia przelewów oraz umożliwia wykonywanie tej czynności w jednym miejscu, bez konieczności logowania się na stronę banku. Co więcej, w trakcie dodawania kolejnych przelewów do paczki system sprawdzi, czy przy instytucji, do której chcemy wykonać przelew, znajduje się właściwy nr rachunku bankowego oraz jego prawidłowy zapis. Vicarius uniemożliwi dodanie nowej pozycji do paczki w przypadku braku numeru konta lub jego nieprawidłowego zapisu.

Zachęcamy do zapoznania się z filmem instruktażowym, który dogłębniej przedstawi Wam tę funkcjonalność:

Uprawnienia projektowe

Vicarius jest programem niezwykle elastycznym. Współpracując tyle lat z prawnikami, nauczyliśmy się, że system do zarządzania kancelarią powinien być na tyle modyfikowalny, ażeby w prosty sposób móc zmieniać uprawnienia jego użytkowników. Rzeczywistość jest niezwykle złożona i rozumiejąc jej wielopłaszczyznowość dostosowaliśmy dostępne w Vicariusie narzędzia do tego, aby poszczególni użytkownicy mieli różny poziom dostępności do spraw- w zależności od obowiązków, które na nich spoczywają. Z poziomu moderacji możecie ustawić uprawnienia w taki sposób, ażeby osoba, która wcześniej zajmowała się jedynie załączaniem korespondencji, mogła w pełni zajmować się wszystkimi aspektami dotyczącymi konkretnego stanu faktycznego- od momentu zarejestrowania sprawy, aż po wystawienie faktury. Powyższe rozwiązanie jest bardzo często wykorzystywane przez kancelarie współpracujące na zasadzie substytucji, gdyż na potrzeby zajęcia się daną sprawą, mogą otrzymać kompleksowe uprawnienia w Vicariusie.

Sprawdź nasze demo i przenieś swoją kancelarię na wyższy poziom zarządzania!

Vicarius to system, który nieustannie się rozwija. Korzystając z doświadczenia naszych użytkowników i starając się odpowiedzieć na ich potrzeby, każdego dnia próbujemy udoskonalać dostępne w programie  narzędzia po to, aby zrozumienie złożoności prawniczego świata stawało się prostsze. Dzięki uwagom naszych klientów stale wprowadzamy nowe funkcjonalności, co sprawia, że Wasza praca jest wydajniejsza i coraz bardziej zharmonizowana. Jeśli chcielibyście przekonać się na własnej skórze, jak działamy oraz przetestować oferowane przez nasz program narzędzia, to serdecznie zapraszamy do zapisania się do wersji demonstracyjnej Vicariusa. Znajdziecie tam prawie wszystkie funkcjonalności, które zawiera pełna wersja naszego programu. Wierzymy, że przypadną Wam one do gustu i spotkamy się niedługo na spotkaniu prezentacyjnym systemu.

Demo: https://vicarius-e-kancelaria.pl/#demo

Napisał: Szymon Rybicki