W artykule tym  rozprawiamy się z pięcioma największymi obawami dotyczącymi pracy w programie online, pojawiającymi się przed jego wdrożeniem w kancelarii radcowskiej lub adwokackiej.

Mam za małą kancelarię, ale radzę sobie, korzystam z  Word’a,  Excel’a, Google Calendar, darmowego programu do fakturowania online. Z takimi opiniami często spotykamy się podczas rozmów z właścicielami kancelarii.

Tak też wygląda w praktyce zarządzanie w większości kancelarii radcowskich i adwokackich w Polsce.

Tendencja jednak się zmienia.

Zgłaszają się często do naszej firmy prawnicy, którzy pracę zaczynali w dużych korporacjach, a gdy nadszedł czas na usamodzielnienie się, pierwszą czynnością staje się  zakup programu do zarządzania swoją nową kancelarią. Jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem jej działalności!

Na pytanie dlaczego zaczynają od zakupu systemu, bez gwarancji, że ich nowe przedsięwzięcie się powiedzie, najczęściej odpowiadają, że chodzi o profesjonalny sposób obsługi klienta oraz kulturę organizacyjną, którą narzuca system do zarządzania kancelarią prawną.

Z praktyki użytkowników naszego systemu wynika, iż wdrożenie programu do zarządzania kancelarią w coraz mniejszym stopniu związane jest z ilością zatrudnionych osób, portfelem klientów, bądź stażem kancelarii.

Coraz większa ilość spraw powoduje, że nie wystarczą proste narzędzia, aby poradzić sobie z zarządzaniem kancelarią prawną.

Dlatego coraz częściej nowoczesne kancelarie upatrują swej przewagi konkurencyjnej  we wdrożeniu systemu do zarządzania sprawami kancelarii. Dzięki automatyzacji procesów w kancelarii, (m.in. strefa klienta, redagowanie pism, wystawianie faktur, monitorowanie płatności, powiadomienia o rozprawach i czynnościach do wykonania) więcej czasu można poświęcić na poszukiwanie nowych szans sprzedażowych w czym również może pomóc system.

Na takie stwierdzenie odpowiadamy pytaniem: ile czasu poświęca właściciel kancelarii pod koniec okresu rozliczeniowego z klientem na zebranie wszystkich danych znajdujących się w rozmaitych notatnikach, elektronicznych kalendarzach, zapisków papierowych i to bez gwarancji, że o niczym nie zapomnieliśmy.

Ile nowych szans sprzedażowych zostanie zaprzepaszczonych z powodu braku bazy  potencjalnych klientów z którymi rozmawialiśmy jakiś czas temu, a z którymi mieliśmy się skontaktować.

Rejestrowanie danych na bieżąco, to właśnie część kultury organizacyjnej, która pozwala nam  być bardziej zorganizowanym.

Na końcu tego artykułu znajduje się  krótka wzmianka o Pewnym Tricku, pozwalającym kancelarii na otrzymanie wyższego wynagrodzenia od swoich klientów, który stosują niektórzy użytkownicy naszego programu. Nie jest to żadna manipulacja lub nieuczciwe postępowanie, wiąże się raczej z psychologiczną zasadą zgodności.

Dostawcom Internetu zdarzają się mniejsze lub większe przerwy w dostępie do Internetu.

Jest to częsta wątpliwość zgłaszana przez właścicieli kancelarii, przed wdrożeniem systemu online. Kto jednak wyobraża sobie bieżącą pracę kancelarii, nawet tej nie posiadającej systemu online, bez Internetu?

W sytuacji krytycznej, gdy Internet nie działa przez dłuższy czas, pozostaje w odwodzie smartfon, który może pełnić rolę rutera dla laptopa. Przy obecnej technologii LTE, dostarczany przez telefonię komórkową sygnał Internetowy, jest często o wiele lepszy, niż Internet dostarczany naziemnie.

 Użytkownicy systemu VICARIUS e-Kancelaria często korzystają z takiego rozwiązania, gdy pracują po prostu poza biurem. Jest to prosty i wygodny sposób na zdalne czuwanie nad bieżącą pracą kancelarii.

Na taką argumentację odpowiadamy, iż programy instalowane na serwerze są o wiele bezpieczniejsze od instalowanych na komputerach lokalnie. Łączymy się z bazą przez bezpieczne, szyfrowane połączenie SSL (jak w bankowości elektronicznej), dzięki któremu nikt postronny nie może przejąć i odczytać danych, które przesyłamy.

Po drugie, przytaczając słowa osób zajmujących się zabezpieczeniami elektronicznymi: łatwiej ukraść akta włamując się fizycznie do siedziby kancelarii, niż łamiąc zabezpieczenia elektroniczne serwera bazy danych.

Ponadto komputery w tym również laptopy muszą często w biurach dużo wycierpieć.

W trakcie ich użytkowania ulegają fizycznym uszkodzeniom, są zalewane płynami, czasami także kradzione.

W przypadku kradzieży laptopa z danymi mamy dwa problemy z którymi musimy się zmierzyć:

Ujawnienie tajemnicy adwokackiej/ radcowskiej oraz fizyczna utrata danych (maile klientów, dokumenty etc.), co się wiąże z koniecznością żmudnego ich odtwarzania, nie wspominając o odpowiedzialności wyjawienia tajemnicy adwokackiej czy radowskiej.

Dane przechowywane na serwerze są fizycznie zabezpieczone przed ich utratą dzięki wykonywanej w godzinach nocnych kopii zapasowej bazy. Dane takie są zawsze gotowe do odtworzenia.

Nieumyślne, bądź celowe wykasowanie danych nie jest problemem. Zawsze można odtworzyć wcześniej wprowadzone zapisy.

System do zarządzania instalowany na serwerze to również większa kontrola właściciela kancelarii prawnej nad przechowywanymi danymi. Niektóre kancelarie ograniczając dostęp do programu, wskazują na konkretne adresy IP z których użytkownicy mogą łączyć się z systemem.

Z doświadczenia kancelarii pracujących na naszym systemie wiemy, że jest wręcz odwrotnie! Duże podmioty zaczynają wręcz wymagać, aby móc komunikować się z kancelarią prawną poprzez system informatyczny umieszczony na serwerze, do którego dostęp mają wybrane osoby zajmujące się sprawą po stronie przedsiębiorstwa. Dzięki wprowadzeniu takiego rozwiązania przyspieszamy  obieg dokumentów jak i usprawniamy komunikację z klientem.

Taki sposób komunikacji jest pożądany przez większe podmioty biznesowe.

Jest to po prostu profesjonalne.

Wdrożenie systemu do zarządzania sprawami w kancelarii, decyduje często o możliwości obsługi dużych podmiotów.

Jak uzyskać wyższe wynagrodzenie od swoich klientów?

Skorzystaj z doświadczenia użytkowników programu VICARIUS e-Kancelaria!