Strefa Klienta w Vicariusie, czyli jak usprawnić kontakt z interesantem dzięki naszemu systemowi!

Raport dla Komisji LegalTech- nowa technologia jest bardzo istotna
w kontakcie z klientem

Ostatnie ankiety wypełnione przez prawników i przeanalizowane na potrzeby Komisji LegalTech działającej przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie pokazały, jak istotne w obecnych czasach stało się wdrażanie nowych technologii do kancelarii prawnych. Unowocześnianie pracy prawnika dotknęło również, a może przede wszystkim, sferę kontaktu z klientem.

Badania pokazały, że klienci coraz częściej wymagają od kancelarii stosowania konkretnych rozwiązań technologicznych. Zdarza się, że interesanci pytają prawników o to, jakich narzędzi high-tech używają w swojej pracy. Według raportu stworzonego dla Komisji LegalTech przy OIRP w  Warszawie, już prawie co 4 klient interesuje się tym czy, i z jakich rozwiązań technologicznych (m.in. programów dla kancelarii prawnych) kancelaria korzysta.

Niezwykle istotne jest, jakie kwestie dotyczące rozwiązań technologicznych są poruszane przez klienta. Wyniki wskazują, iż interesanci lubią mieć bieżący dostęp do zdigitalizowanych akt. Interesuje ich, czy kancelaria korzysta z komunikatorów. Zwracają również uwagę, czy strona kancelarii posiada panel klienta- miejsce, w którym można kompleksowo zapoznać się ze sprawą oraz skontaktować się z prowadzącym ją prawnikiem. Jak pisze dr Dorota Celińska-Janowicz (osoba analizująca ankiety na potrzeby Komisji LegalTech): Wyniki ankiety sugerują, że presja ze strony klientów mogła stanowić skuteczny bodziec do wdrażania lub przynajmniej planowania wdrożenia nowych rozwiązań. Wśród osób, których klienci pytali bądź prosili o nowe rozwiązanie technologiczne, 86% zadeklarowało, że wdrożyło nowe rozwiązanie w ciągu ostatnich 3 lat, a 65%, że planuje wdrożyć w ciągu kolejnych 3 lat. Analogiczne wskaźniki dla osób, które nie spotkały się z takimi pytaniami i prośbami wynosiły odpowiednio: 47% i 36% [wniosek wynikający z analiz krzyżowych niezilustrowanych na wykresach]. Powyższa analiza jasno pokazuje, że kancelarie, które na co dzień spotykają się z klientami korzystającymi z technologii, częściej wprowadzają różne nowinki ze świata techniki do swojej działalności. Zważywszy na fakt, iż współczesny świat staje się coraz bardziej zautomatyzowany, również prawnicy muszą nadążać za postępem technologicznym, bowiem wymagania klientów (i całego społeczeństwa), które rodzą się z chęci usprawnienia obsługi i uzyskiwania bieżących, kompleksowych informacji oraz mniejszą ilością wolnego czasu, stają się większe.

Vicarius- system, który pozwoli zadowolić najbardziej wymagających klientów
Twojej kancelarii!

Vicarius e-Kancelaria to program, który nie tylko pozwala na lepszą organizację prowadzonych przez kancelarię spraw, ale również odciąża prawników od nieustannego kontaktu z klientem. Dzięki narzędziom znajdującym się w systemie możemy w bardzo dużym stopniu zautomatyzować relację na linii klient-pełnomocnik.

1. Oszczędność czasu

System daje możliwość wręcz stuprocentowego zautomatyzowania kontaktu z klientem– począwszy od umówienia się na spotkanie lub udzielenia porady online (dzięki aplikacji Umów spotkanie) aż po rozsyłanie powiadomień dotyczących zbliżających się czynności procesowych, np. rozprawy. Niezwykle praktycznym narzędziem jest możliwość stworzenia folderów, w których to znajdować się będą materiały dostępne dla klienta.

Z poziomu Vicariusa możemy stworzyć miejsce, do którego dostęp uzyskają osoby spoza systemu. Tworząc taki folder zaznaczamy dla kogo będzie on widoczny (czy tylko dla użytkowników Vicariusa, czy także dla innych osób, które uzyskają dostęp), czy wgląd do niego będą mieli klienci nieposiadający konta w Vicariusie oraz czas aktywności wygenerowanego przez system hasła.

Po założeniu folderu Vicarius wygeneruje link z dostępem do niego oraz hasło, które należy wpisać podczas logowania. Fakt, że są to dwa niezbędne elementy uzyskania dostępu do treści przekazywanych klientowi powoduje, iż dane zawarte w folderze są bezpieczne– możemy różnymi kanałami przekazać interesantowi każdy z wymaganych składników logowania (np. link wysyłamy mailem, a hasło SMS-em).

Osoba, która otrzyma obie składowe niezbędne do uzyskania dostępu do udostępnianych dokumentów, będzie mogła, przez określony przez nas wcześniej czas (okres aktywności hasła), mieć dostęp do zawartości folderu, którą możemy w dowolnej chwili edytować.

2. Selekcja przesyłanych informacji

Dzięki dostępnym w Vicariusie narzędziom, to my decydujemy do jakich treści, dotyczących konkretnej sprawy, dostęp będą mieli klienci. Pracując nad danym kazusem w systemie, mamy dostęp do dwóch zakładek– Uwagi, do których wgląd ma klient oraz Notatki widoczne jedynie dla osób obsługujących daną sprawę w Vicariusie.

Ważne jest również, że wszelkie informacje zapisywane w powyższych zakładkach są od razu dodawane do konkretnej sprawy. Stanowi to duże ułatwienie natury organizacyjnej, bowiem wszelkie treści dotyczące danego case’a, znajdować się będą w jednym miejscu, do którego dostęp będziemy mieli w dowolnej chwili.

3. Możliwość czatu z klientem

Wprowadzoną ostatnio nowością do systemu Vicarius jest możliwość bezpośredniego czatu z klientem. Taki rodzaj komunikatora jest bardzo przydatny w momencie, w którym nie mamy możliwości przeprowadzenia rozmowy telefonicznej, a chcemy wytłumaczyć lub wskazać coś klientowi. Interesant, posiadający dostęp do konkretnej sprawy, będzie mógł napisać do nas wiadomość na czacie. Zostaniemy o tym poinformowani przez Vicariusa poprzez pojawienie się okienka z czatem. Całą odbytą rozmowę będziemy mogli w łatwy sposób podpiąć do sprawy, także nie zapomnimy o żadnych istotnych uzgodnieniach.

Strefa klienta w Vicariusie- kompleksowość i wydajność, czyli odpowiedź na potrzeby obecnego rynku

Dzięki tym narzędziom możemy ułatwić sobie pracę w kancelarii. Nie będziemy musieli już dzwonić do klienta, informując go, o stanie toczącej się sprawy. Zmniejszymy ryzyko długich rozmów telefonicznych, które często nie pozwalają nam skupić się na pracy merytorycznej, gdyż wszelkie niezbędne kwestie dotyczące sprawy klienta będziemy mogli udostępnić mu w jednym miejscu. Przekazując dane interesantom, nie ma ryzyka, że uzyskają oni dostęp do informacji niepożądanych– to my decydujemy jakie treści zobaczy klient. Pamiętajcie również, że, według wyników badań Raportu OIRP, coraz więcej kancelarii korzysta z innych niż e-mail narzędzi komunikacji z klientem, a funkcjonalności, które oferujemy pozwalają na kompleksową obsługę klienta.

System Vicarius to idealny sposób, ażeby zmienić swoje podejście do prowadzenia kontaktu z klientem. Dzięki proponowanym przez nas narzędziom zaoszczędzicie swój cenny czas, a interesanci będą mogli w dowolnej chwili przenalizować stan prowadzonej sprawy.

Zapraszamy do przetestowania wersji testowej Vicariusa oraz zapoznania się z całym raportem dla Komisji LegalTech!

Demo: https://vicarius-e-kancelaria.pl/#demo

Raport: https://www.oirpwarszawa.pl/wp-content/uploads/2021/05/Raport-Legaltech2.pdf