Pracujesz lub masz zamiar pracować w strukturze wspólnoty biurowej? Vicarius e-Kancelaria to system, który doskonale sprawdza się przy takiej formie działalności!

Czym wspólnota biurowa jest?

Pojęcie wspólnoty biurowej zdefiniowane jest w § 4 ust. 9-11 Regulaminu wykonywania zawodu adwokata w kancelarii indywidualnej lub spółkach. Przez wspólnotę biurową rozumie się strukturę, w której adwokat wykonuje zawód z wykorzystaniem wspólnego lokalu i urządzeń technicznych wspólnie z innym adwokatem, radcą prawnym oraz prawnikiem zagranicznym bez utworzenia spółki. Zawiązanie takiej działalności powinno odbywać się poprzez zawarcie umowy na piśmie, która winna określać sposób rozliczania wydatków związanych z wykonywaniem zawodu we wspólnocie biurowej oraz zawierać zapis na sąd polubowny.

Jak wykorzystać Vicariusa, działając w tego typu strukturze?

Dzięki narzędziom, którymi dysponuje nasz system zdaje się on idealnie sprawdzać przy prowadzeniu wspólnoty biurowej. Możliwość swobodnego przekazywania uprawnień do konkretnych funkcjonalności sprawia, że z poziomu moderacji możemy właściwie zarządzać konkretnymi sprawami. Posiadając jedną bazę, jesteśmy w stanie tak dostosować program, ażeby każdy z prawników, działający w ramach wspólnoty biurowej, miał dostęp jedynie do swoich spraw. Takie rozwiązanie bardzo często spotykamy w przypadku osób prowadzących niewielką działalność (głównie jednoosobową). Jest ono niezwykle korzystne, gdyż pozwala dzielić koszty pomiędzy członków wspólnoty biurowej przy optymalnym wykorzystaniu środków oraz zachowaniu tych funkcjonalności, które ułatwiają harmonizowanie pracy konkretnego prawnika w indywidualny sposób. Poniżej znajdziecie opis kluczowych we wspólnocie biurowej narzędzi, które Vicarius posiada.

  • Każdy podmiot posiada osobny rejestr faktur

Korzystając z jednego programu, każdy z użytkowników będzie mógł wystawiać i rejestrować faktury przypisane do swoich spraw. Zindywidualizowanie fakturowania dla poszczególnych pełnomocników jest niezwykle istotne- tylko osoba zajmująca się konkretną sprawą będzie mogła wystawić fakturę związaną ze swoją działalnością. W zakładce Finanse każdy z prawników, działający w ramach wspólnoty biurowej, uzyska dostęp do listy faktur wystawionych przez siebie. Wprowadza to porządek i odpowiednią segregację dokumentów w ramach prowadzonej wspólnoty. Co więcej, zważywszy na występowanie wszystkich treści w ramach jednej bazy danych, można w łatwy sposób umieścić spływające do sekretariatu dokumenty na fakturze. Ponadto wszelkie informacje na niej zamieszczone będą dostępne jedynie dla osób do tego uprawnionych, także inni prawnicy, czy osoby z sekretariatu, nie uzyskają wglądu do faktury bez odpowiedniej zgody.

Zrzut ekranu z wersji demo programu Vicarius e-Kancelaria; zakładka Finanse Lista Faktur (wszelkie wprowadzone dane są nieprawdziwe i umieszczone dla celów demonstracyjnych)
  • Wspólny sekretariat- rejestracja korespondencji na wybrany podmiot

Rozwiązanie to pozwala na ograniczenie kosztów związanych z wdrożeniem oraz utrzymaniem systemu przez podmioty działające w ramach wspólnoty biurowej. W jednym miejscu (zakładka Sekretariat w Vicariusie) dostępne będą wszystkie sprawy każdego prawnika wspólnoty, jednakże tylko ten posiadający uprawnienia do zarządzania prowadzoną przez siebie sprawą, będzie miał możliwość pełnego zapoznania się z jej stanem (historią dokonanych czynności, dokumentacją, aktami, czy załączoną do niej korespondencją).

Widok zakładki Sekretariat- Lista korespondencji w Vicariusie (z możliwością wyboru konkretnego użytkownika- prawnika lub oddziału)

Niezwykle użyteczne w praktyce okazuje się umożliwienie dołączania korespondencji do sprawy przez więcej niż jeden podmiot, przy jednoczesnym braku możliwości zagłębiania się w sedno danego case’a. Dzięki Vicariusowi możecie mieć jeden wspólny sekretariat w ramach wprowadzonej wspólnoty biurowej oraz scedować na konkretnego pracownika obowiązek dołączania dokumentacji do spraw w taki sposób, że będzie on miał możliwość przypisania korespondencji dla każdego z prawników, pracującego w ramach wspólnoty. Wszystko w obrębie jednej bazy Vicariusa dzięki zakładce Sekretariat i odpowiedniemu dostosowaniu uprawnień- wspólny sekretariat, jedna baza, odseparowane dokumenty dla spraw konkretnego prawnika, do których wgląd mają tylko uprawnione osoby.

Widok zakładki Sekretariat w Vicariusie umożliwiającej dodawanie korespondencji do spraw

Zastanawiacie się nad rozpoczęciem współpracy w ramach wspólnoty biurowej lub działacie w takiej strukturze? Dostosujemy Vicariusa do Waszych potrzeb!

Praca prawników w ramach wspólnoty biurowej staje się coraz popularniejsza. Atrakcyjne jest bowiem wspólne zarządzanie działalnością z możliwością zupełnie oddzielnego prowadzenia swoich spraw. Narzędzia dostępne w Vicariusie świetnie sprawdzają się przy tego typu strukturach. Wspólny sekretariat, osobne fakturowanie i co najważniejsze- dostępność do wszystkich spraw wraz z dokumentami w jednym miejscu, pozwala zwiększyć wydajność pracy prawnika oraz umożliwić sprawne administrowanie całą wspólnotą biurową. Ponadto nasze taryfy pozwalają na łatwe rozliczenie się z kosztów, a sam program jest niezwykle elastyczny, toteż będziecie mogli w prosty sposób modyfikować uprawnienia w celu dostosowania Vicariusa do aktualnego zapotrzebowania.

Jesteście zainteresowani przetestowaniem narzędzi Vicariusa? Zapraszamy do zapoznania się z wersją demo!

Serdecznie zachęcamy do wypróbowania wersji demonstracyjnej Vicariusa. Dzięki niej zobaczycie, jak intuicyjny jest nasz program dla kancelarii prawnej. Będziecie mogli zapoznać się nie tylko z narzędziami, o których pisaliśmy wcześniej, ale również ze sposobami rejestrowania czasu pracy, czy strefą klienta. Zajrzyjcie koniecznie w link umieszczony poniżej i zapiszcie się do wersji testowej!

Link do 30-dniowego dema:

https://vicarius-e-kancelaria.pl/#demo

Napisał: Michał Olszewska