Zasada zgodności w praktyce- uzyskaj większe wynagrodzenie od swoich klientów dzięki lepszemu zarządzaniu czasem pracy

Nauczeni doświadczeniem klientów Vicariusa wiemy, w jaki sposób pielęgnować relację z interesantem tak, ażeby obie strony były ze współpracy zadowolone. Nasi użytkownicy od lat korzystają z narzędzi dostępnych w Vicariusie, dzięki czemu klienci mogą monitorować udostępnione im do wglądu etapy prowadzonej sprawy. Możliwość rejestrowania czasu pracy, którą proponuje nasz program dla kancelarii prawnej, pozwala uświadomić interesanta o wkładzie konkretnego prawnika w prowadzony case. Osobie zarządzającej kancelarią zaś, umożliwia kontrolę pracy swoich pracowników, trafniejszą wycenę podobnych spraw w przyszłości, czy pozyskiwanie informacji na temat czasu potrzebnego do rozwiązania danej kwestii.

Łatwiej powiedzieć „nie” na początku, niż na końcu…

Słowa Leonarda da Vinci bezsprzecznie można przenieść na płaszczyznę kontaktu prawnika z klientem. Po przeprowadzonych wielu rozmowach z użytkownikami naszego systemu, chcielibyśmy przekazać Wam wiedzę o tym, w jaki sposób przyzwyczaić klienta do wprowadzenia wyższych stawek za świadczone usługi. Przy okazji pokażemy, że narzędzia dostępne w Vicariusie doskonale sprawdzają się w tym procesie.

Koherentność, transparentność i umiejętne przekazywanie informacji klientom to klucz do sukcesu!

Proces uświadamiania klienta o podwyższeniu ceny usługi nie jest rzeczą łatwą. Niezwykle ważne jest więc, aby w sposób umiejętny zaaklimatyzować interesanta do zmian, które mają nastąpić. Gros naszych użytkowników twierdzi, że dzięki rozpoczęciu monitorowania swojego czasu pracy nad konkretnymi sprawami, doszli do wniosku, iż często ich wkład nie jest adekwatny do otrzymywanego wynagrodzenia. Po zliczeniu wszystkich czynności wykonanych w danej sprawie  uświadamiali sobie, że bardziej opłacalne byłoby dla nich wybranie innego sposobu rozliczenia z klientem. Co ciekawe, jak wskazuje praktyka, w momencie w którym dzieliliby się na bieżąco każdym etapem wykonanej przez siebie pracy z klientem, ten byłby bardziej skłonny zapłacenia wyższej stawki za dokonaną usługę. Doświadczenie użytkowników Vicariusa mówi nam, iż interesanci mający wgląd do swojej sprawy przez strefę klienta, rzadziej negocjują ilość przepracowanego przez kancelarię czasu pracy.

Dlaczego tak się dzieje? Mamy tutaj do czynienia ze sztandarowym przykładem występowania zasady zgodności w praktyce. Ludzie w swojej naturze mają głęboko zakorzenioną skłonność do konsekwentnego z myślami, słowami i czynami zachowania.  Tak więc w momencie, w którym klienci na bieżąco mają wgląd do stanu swojej sprawy, do czasu pracy poświęconego przez prawników na rozwikłanie danego problemu, podświadomie godzą się w myślach z tym, że za wszelkie dokonane czynności należało się będzie odpowiednie wynagrodzenie. Zdaniem Profesora Cialdiniego, amerykańskiego uczonego, który badał wykorzystanie zasady zgodności w praktyce, jeszcze intensywniej na ludzką psychikę oddziałuje zachowanie polegające na zaangażowaniu osoby w pewne czynności. Dzięki temu zmuszamy do konsekwentnego działania. Co ciekawe, ta swoista manipulacja jest tym skuteczniejsza, im zaangażowanie ma bardziej aktywną formę, im większa publiczność dowie się o nim oraz im więcej wysiłku wymaga. Warto również zaznaczyć, że działa ona najskuteczniej w momencie, kiedy dana osoba jest przekonana, iż wykonuje wszelkie czynności dobrowolnie, że nie są one w żaden sposób wymuszone. Pewnie w tej chwili w Waszych głowach narodziło się pytanie- Dobrze, w takim razie jak przenieść tę zasadę na grunt kontaktu z klientem kancelarii prawnej?. Nauczeni doświadczeniem użytkowników Vicariusa postaramy się podsunąć Wam kilka rozwiązań, które mogą przyczynić się do łatwiejszej adaptacji klientów do wyższych stawek za wykonaną pracę.

1. Spróbuj zaktywizować klienta, aby pokazać mu jak dla niego pracujesz

Zaangażowanie sprawia, że łatwiej jest wpłynąć na pewne działania klienta. Jak pokazuje zasada zgodności, im większa aktywność danej osoby, tym łatwiej jest wzbudzić w niej pewne określone zachowania. Bardzo istotne jest, aby pokazywać interesantom, co dzieje się w ich sprawie. Idealnym do tego narzędziem jest Strefa Klienta dostępna w Vicariusie! Pozwala ona przenieść całą komunikację z mocodawcą do programu przy pomocy udostępnionych danych logowania, a przy okazji pokazać mu ile czasu poświęcamy na jego sprawę. Dzięki niej klient może mieć do czynienia bezpośrednio z naszym profesjonalizmem, troską o jego dobro i bieżącymi informacjami na temat prowadzonej sprawy, co wzbudzi w nim poczucie dobrze podjętej decyzji odnośnie wyboru pełnomocnika. Jeśli jest to możliwe, zachęcaj swojego mocodawcę do brania udziału w różnych czynnościach związanych z prowadzoną sprawą. Dzięki temu będzie on miał możliwość poznania Twojej pracy i łatwiej będziesz mógł przekonać go do zwiększenia stawki za wynagrodzenie. Uczestnictwo w rozprawach dla niego nieobowiązkowych, branie udziału w rozmowach dot. ugody, czy sam fakt bieżącego dostępu do sprawy, np. w panelu strefa klienta, sprawi, iż Twój mocodawca będzie miał poczucie  kompleksowo dokonywanej obsługi. Dasz mu do zrozumienia, że jest kimś ważnym dla kancelarii oraz pokażesz staranność prawników przy rozwiązywaniu jego problemów. Ponadto masz też możliwość zademonstrowania mu, jak trudne są niektóre etapy prowadzenia jego sprawy– konstruowanie dobrego pisma procesowego, układanie skutecznej taktyki procesowej, czy żmudne negocjowanie korzystnych dla klienta warunków umowy. To wszystko sprawi, iż wzbudzisz w świadomości swojego klienta poczucie dobrze wykonanej pracy, dzięki czemu łatwiej będzie Ci przekonać go do zwiększenia stawki za wykonaną usługę.

2. Rejestruj czas swojej pracy, umiejętnie dziel się nim z klientem

Często jedyną kartą przetargową podczas prowadzenia negocjacji jest przedstawienie pewnych faktów za pomocą liczb. To właśnie cyferki pobudzają naszą wyobraźnię i pozwalają uświadomić o czasochłonności danej sprawy. Narzędziem, które idealnie sprawdza się w tworzeniu wszelkich zestawień czasu pracy jest nasz program dla kancelarii prawnej Vicarius e-Kancelaria. System posiada szereg funkcjonalności, które umożliwiają monitorowanie i zapisywanie wszelkich czynności dokonanych w konkretnej sprawie. Co istotne, pozwala on na udostępnianie pewnych treści klientowi w sposób w pełni kontrolowany– to Ty decydujesz do jakich informacji wgląd uzyska Twój mocodawca. Możesz rejestrować czas, który poświęciłeś na dokonanie określonej czynności związanej z prowadzoną sprawą. Dzięki temu będziesz miał pełny obraz tego, czy dany case opłaca Ci się dalej prowadzić, czy może poświęcasz mu zbyt dużo czasu, w związku z czym powinieneś domagać się podwyższenia  stawki wynagrodzenia.

Vicarius umożliwia stworzenie tabelarycznego zestawienia czynności wraz z dopasowaniem do nich czasu pracy. W specjalnie dedykowanej zakładce Czas pracy (osobnej dla każdej sprawy) możemy zobaczyć kto, kiedy i jak wiele czasu poświęcił na dokonanie konkretnej czynności w sprawie. Niezwykle użyteczną funkcjonalnością jest również możliwość wystawienia lub dołączenia do faktury pozycji zawartych w tabeli. Dzięki temu za pomocą kilku kliknięć  przyciskiem myszy możemy przejść do panelu rozliczenia z klientem. Nowo zafakturowane pozycje zostają przez system automatycznie odznaczone, co wprowadza porządek w zestawieniu.

Jeśli wystawiacie fakturę z czasu pracy możecie w łatwy sposób umieścić na niej wszystkie dokonane w sprawie czynności. Jedyne co musicie zrobić, to zaznaczyć pozycje w tabeli, które macie zamiar zafakturować i kliknąć przycisk Wystaw fakturę. Zostaniecie przeniesieni do zakładki Fakturowanie z czasu pracy, w której to zawarte będą wszystkie zaznaczone wcześniej czynności. Istotne jest, że rubryki czasu są w pełni edytowalne, także podczas prowadzenia rozmów z klientami na temat wystawianej faktury, możecie dowolnie zmieniać liczbę godzin dla potrzeb prowadzonych negocjacji.

Po ustaleniu sumarycznego czasu pracy możecie też zmienić stawkę godzinową oraz walutę, w której będzie ona wystawiona. Program automatycznie będzie wpisywał zaproponowaną przez Was wcześniej w systemie stawkę. Znając jednak potrzeby naszych użytkowników wprowadziliśmy możliwość jej zmiany, żeby właściwie dostosowywać wynegocjowaną stawkę dla  konkretnego klienta.

Wraz z dostosowaniem wszystkich zmiennych możemy kliknąć przycisk Wystaw fakturę, tak ażeby stworzyć plik z zestawieniem wszystkich czynności przez nas wprowadzonych. Będzie on możliwy do pobrania w formacie .pdf lub gotowy do wysłania mailem.

Jeśli zaś wystawiacie fakturę ryczałtową, Vicarius daje również możliwość stworzenia właściwej faktury dla tego typu rozliczeń. Ponownie sami ustalamy wszelkie zmienne, po czym system wygeneruje odpowiedni dokument.

Bardzo pomocną funkcjonalnością proponowaną przez Vicariusa jest możliwość zestawienia rzeczywistego czasu pracy nad daną sprawą ze stawką ryczałtową, którą przyjęliśmy jako sposób rozliczenia w danej sprawie. Dzięki możliwości takiego szybkiego porównania jesteśmy w stanie błyskawicznie ocenić, czy wybrany sposób rozliczenia jest dla nas opłacalny. Dodatkowym atutem jest, że to my decydujemy, czy klient będzie miał dostęp do takiego zestawienia, co pozwala na umiejętne dawkowanie informacji.

Mamy również odpowiedź dla tych prawników, którzy umawiają się ze swoimi klientami na ryczałt z limitem godzin. Program bowiem pomaga na bieżąco dbać o rozliczenia z klientem. System automatycznie zlicza czas pracy, który wynika z ryczałtu miesięcznego, pokazuje przekroczenia i przelicza godziny poza limitem według stawek ustalonych z klientem. Vicarius umożliwia rozliczanie godzin w wymiarze miesięcznym lub kwartalnym.

3. Posiadając informacje, które wygeneruje na nasze potrzeby Vicarius- postaraj się stworzyć odpowiedni klimat rozmowy dot. podniesienia stawki i umiejętnie przeprowadź negocjacje

Bogatsi o zestawienie stworzone przez Vicariusa możemy przejść do rozmów negocjacyjnych z klientem. Oczywiście nie będziemy przeprowadzać Wam tutorialu o tym, jak prowadzić negocjacje. Doskonale zdajemy sobie sprawę, że prawnicy są w tym najlepsi! Pozwolimy sobie jedynie przypomnieć Wam o istotności całego anturażu samych negocjacji.

Według zasady zgodności kluczowe jest, ażeby utrzymać przyjazne relacje z osobą, co do której mamy pewien interes. Dlatego rozpoczynając rozmowę negocjacyjną nie przechodźcie od razu do sedna sprawy. Jak pokazał eksperyment pewnej organizacji charytatywnej, krótka, życzliwa wymiana zdań na temat minionego dnia, samopoczucia, czy subtelny komplement pozwoliły zwiększyć liczbę osób wspierających zbiórkę dobroczynną prawie dwukrotnie względem sytuacji, w której przedstawiciele organizacji bezpośrednio po rozpoczęciu rozmowy prosili o wsparcie finansowe. Poświęćmy więc, o ile to możliwe, kilka minut na interakcję z klientem. Zapytajmy: Jak minął dzień?,  Jak się miewa dzisiaj Pani/Pana samopoczucie?,  Czy zdrowie dopisuje?. Dzięki takim zabiegom zbudujemy przyjazną atmosferę, która stanowić będzie dobry grunt pod negocjacje. Ponadto pozwoli rozładować negatywne emocje, z którymi to klient mógł przyjść na spotkanie z Wami (jeśli nie całkowicie, to choć w pewnym stopniu).

Mając informacje, w które wyposaża nas Vicarius, możemy w łatwym sposób przeprowadzić negocjacje. Zgromadzone dane dają możliwość umiejętnego dawkowania informacjami tak, aby przekonać klienta do podniesienia stawki wynagrodzenia. Mamy możliwość przedstawienia mu faktów za pomocą liczb, co zawęża pole do kontrargumentacji. Jest odzwierciedleniem dużego wysiłku i trudu włożonego w prowadzoną sprawę, co tworzy dobre podglebie pod rozmowy na temat wynagrodzenia.

Chcesz zarabiać więcej? Monitoruj czas pracy!

Monitorowanie czasu przydaje się kancelarii w minimum dwóch aspektach. Po pierwsze- możemy kontrolować pracę zatrudnionych prawników. Po drugie zaś, dając dostęp do czasu pracy klientom, mogą oni na bieżąco monitorować postępy w sprawie oraz mają czas na oswojenie się z faktem, że być może, ich sprawa jest bardziej pracochłonna niż początkowo zakładaliśmy. Dzięki temu możemy łatwiej wynegocjować nową, korzystniejszą dla nas stawkę, bowiem z reguły interesanci zgadzają się na nią, kiedy przychodzi do rozliczeń. Wiedzą, że poświęciliśmy ich sprawie więcej czasu i przy umiejętnie prowadzonych negocjacjach nie mają rzeczowych kontrargumentów. Poddają się więc zasadzie zgodności– mieli możliwość bieżącego zaangażowania się w sprawę, są traktowani profesjonalnie i widzą wymierny efekt naszej pracy, toteż są skłonni zapłacić wyższą stawkę.

Serdecznie zachęcamy do zapoznania się z filmem instruktażowym, który przedstawia rejestrację czasu pracy w Vicariusie oraz wcześniejszym artykułem dot. zarządzanie czasem pracy. Dowiecie się więcej o dostępnych w systemie narzędziach oraz o tym, jak przyzwyczajać klienta do zmiany stawki wynagrodzenia.