Nadawanie uprawnień w programie VICARIUS e-Kancelaria
Chcesz rozwinąć swoją kancelarię? W tym artykule piszemy dlaczego bez odpowiedniego narzędzia będzie ciężko tego dokonać.
Z doświadczenia naszych klientów wiemy, że aby rozwinąć swój biznes zatrudniając nowych pracowników- czy to czasowo, czy w zamiarze związania się z nowym pracownikiem na dłużej, konieczne jest prócz jasnego określenia obowiązków także jasne wyznaczenie poziomu dostępów w zależności od zaufania jakim darzymy danego pracownika, a także po prostu jego kompetencji.
Dlaczego kancelarie nie mające systemu rozwijają się wolniej?
Brak dedykowanego systemu do zarządzania kancelarią to jedna z przyczyn wolniejszego rozwoju kancelarii. Po pierwsze nie wiemy jakie zadania i ile delegowaliśmy podwładnym oraz nie mamy pewności czy zagwarantowaliśmy odpowiedni poziom poufności- poziom dostępu do informacji związany z nadanymi uprawnieniami. Rodzi to w oczywisty sposób konieczność kontrolowania wszystkiego, a co za tym idzie część pracy, która mogłaby być z powodzeniem wykonana przez pracownika- spada na właściciela kancelarii, który bez odpowiedniego narzędzia nie potrafi właściwie ocenić obciążenia swoich pracowników obawiając się również o dostęp do danych wrażliwych klienta. Taka sytuacja jest często przyczyną dla której niektóre kancelarie nie mające systemu, rozwijają się wolniej.
System z racji tego, iż zmusza nas do pracy w pewnych ramach narzuca pewną organizację pracy – właścicielowi jak i wszystkim pracownikom.
Dzięki temu unikamy także różnych nieporozumień organizacyjnych związanych np. ze sposobem opisu realizowanych zadań, sposobu podliczania czasu pracy poświęconego na sprawy etc.
Dzięki systemowi Twoja kancelaria będzie mniej podatna na sytuacje kryzysowe.
Posiadając system do zarządzania możemy stopniowo wdrażać nowych pracowników. Nawet w sytuacji gdy z dnia na dzień pracownik zajmujący się w sekretariacie obiegiem dokumentów porzuci pracę i jego miejsce zajmie osoba nie mająca doświadczenia ani wiedzy na temat bieżących spraw kancelarii, może stopniowo wdrażać się w pracę na tym stanowisku.
System pozwala na rejestrowanie skanu dokumentów i przekazywanie ich w systemie do prawników w postaci elektronicznej. Dzięki temu obieg dokumentów nie zostaje zaburzony, a o miejscu umieszczenia dokumentu w systemie w przejściowym okresie zdecyduje prawnik zajmujący się sprawą.
Nowy pracownik sekretariatu może wdrażać się stopniowo w swoją pracę bez uszczerbku dla organizacji pracy w kancelarii oraz bez obaw o popełnienie błędu załączając dokument do złej sprawy.
Inną przewagą posiadaczy systemu jest możliwość łatwego i szybkiego radzenia sobie z sytuacjami kryzysowymi w przypadku zmiany pracownika. Gdy pracownik z dnia na dzień rezygnuje z pracy, stawia nas w sytuacji, która z założenia jest kryzysowa. Musimy w jednej chwili wiedzieć jakimi sprawami zajmowała się wybrana osoba oraz jak wyglądał jej kalendarz- spotkania, rozprawy, zadania do wykonania, jaka korespondencja była wysyłana do klientów w sprawach obsługiwanych przez tego pracownika. I to wszystko musimy wiedzieć od razu, aby kancelaria nadal mogła działać.
Mając system możemy jednym kliknięciem zaradzić takiemu kryzysowi. Wystarczy dezaktywować takiemu pracownikowi dostęp do systemu, wyszukać wszystkie sprawy za które odpowiadał w kancelarii, a następnie przekazać wszystkie sprawy, terminy, rozprawy innym pracownikom kancelarii. Oczywiście zdajemy sobie sprawę, iż inni pracownicy zostaną tymczasowo bardziej obciążeni, ale jest to sytuacja kryzysowa, którą musimy rozwiązać w jeden dzień.
Program
VICARIUS e-Kancelaria wyposażony jest w zaawansowany system nadawania
uprawnień. Umożliwia nadawanie spersonalizowanych uprawnień do sprawy wybranemu
użytkownikowi. Dzięki temu możemy szczegółowo określić, jakie czynności wybrany
użytkownik może wykonywać przy sprawach wybranego klienta.
Możemy ograniczyć uprawnienia użytkownika systemu do dodawania spraw wybranego
klienta, edycji danych, ale bez możliwości usuwania. Wybrany użytkownik może
mieć dowolnie rozszerzone uprawnienia, tak aby móc samodzielnie rejestrować
klientów i ich sprawy w systemie.
Takie uprawnienia można nadawać wybranemu użytkownikowi.
Ponadto
program umożliwia określenie dostępu wybranego pracownika tylko do wybranych
spraw kancelarii.
Dzięki takiemu rozwiązaniu, możemy z łatwością zlecić zajmowanie się wybraną
sprawą aplikantowi, który czasowo został zatrudniony w kancelarii.
Prawnicy realizujący zadania nie widzą czasu pracy zarejestrowanego przez innych współpracowników, jak również wielkości zakontraktowanego z klientem czasu pracy na sprawę. Dzięki temu unikamy sytuacji dopasowywania przez prawników godzinówki do zakontraktowanego przez kancelarię czasu pracy. Takie rozwiązanie gwarantuje, iż czas pracy rejestrowany jest na bieżąco, bez zostawiania wszystkiego na ostatnią chwilę, tuż przed terminem rozliczenia z klientem.
Kto dziś stosuje rozliczanie godzinowe?
Spotykamy się czasami z opinią właścicieli mniejszych kancelarii, iż rozliczenie godzinowe przechodzi do przeszłości na rzecz innych metod rozliczeń takich jak ustalona kwota czy success fee.
Współpracując z różnej wielkości kancelariami obserwujemy, iż rejestracja czasu pracy wcale nie jest rzadkim sposobem rozliczania szczególnie w większych kancelariach. Klienci korporacyjni często chcą mieć możliwość dostępności pakietu godzin do wykorzystania w miesiącu bądź w ujęciu kwartalnym.
Chcąc uzyskać wyższe wynagrodzenie
od klientów warto rejestrować czas pracy.
Dlaczego?
Mniej doświadczeni właściciele kancelarii często poświęcają zbyt dużo czasu swoim klientom- bez należytego wynagrodzenia, traktując to niejednokrotnie jako inwestycję, która ma się zwrócić w przyszłości w postaci zlecenia większej ilości spraw. Popadają tym samym w swego rodzaju błędne koło pracując więcej za mniej.
Rejestracja czasu pracy-
potrójna korzyść!
#1
Rejestrując czas pracy możemy w prosty sposób zweryfikować ile czasu poświęcamy na sprawę wybranego klienta i tym samym sprawdzić, czy doszacowaliśmy koszt prowadzenia sprawy, a tym samym mieć podstawę do negocjacji wyższego wynagrodzenia za wykonaną pracę.
Często zdarza się, iż kancelarie prowadzą rejestr czasu pracy poświęconego na sprawę pomimo rozliczania sprawy ryczałtem. Czas zadeklarowany przez prawnika może zostać wykorzystany do rozliczeń wewnętrznych.
#2
Możemy udostępnić niezafakturowany czas pracy klientowi poprzez strefę klienta. Jest ot pewien zabieg, dzięki któremu możemy w przyszłości uzyskać większe wynagrodzenie od klienta.
Klient- nawet ten z którym nie prowadzimy rozliczenia godzinowego- może widzieć poprzez strefę klienta, ile czasu tak na prawdę kosztuje kancelarię jego sprawa.
Kancelarie pracujące w systemie Vicarius e-Kancelaria nadają klientowi uprawnienia do przeglądania niezafakturowanego czasu pracy wybranej sprawy. Klienci mający wgląd do swojej sprawy przez strefę klienta rzadziej negocjują ilość przepracowanego przez kancelarię czasu pracy.
Klient mogący na bieżąco monitorować postęp prac nad sprawą ma czas na „oswojenie się” z faktem, że być może jego sprawa jest bardziej pracochłonna, niż początkowo zakładano. Dzięki temu klienci z reguły nie negocjują na koniec okresu rozliczeniowego.
#3
Lepsze wycenianie spraw w przyszłości
Zarejestrowany czas pracy służy do oszacowania czasochłonności wybranego rodzaju sprawy w przyszłości. Dzięki temu łatwiej nam wycenić podobne sprawy w przyszłości jak i ocenić ich czasochłonność.
Kancelarie stosując różne sposoby ewidencji i rozliczania czasu pracy potrzebują niezawodnego i prostego narzędzia, które zapewni realizację tego celu, a przy okazji dostarczy dane analityczne do wewnętrznych rozliczeń z prawnikami.
Współpracując od lat z kancelariami prawnymi prowadzącymi różne sposoby rozliczeń czasu pracy, wypracowaliśmy wspólnie z użytkownikami systemu Vicarius e-Kancelaria funkcjonalność ewidencji i rozliczania czasu pracy, która możliwie najlepiej oddaje specyfikę pracy w prawie każdej kancelarii prawnej.
